Warum Scrum scheitert (und wie sich das ändern lässt) – Teil 2

Dieser Artikel ist der zweite einer Reihe, die sich mit Agilität in Unternehmen befasst. Nachdem wir im vorherigen Artikel den Cargo-Kult erforscht haben, widmen wir uns nun dem idealen Rezept, um die Scrum-Framework erfolgreich umzusetzen und die größten Hindernisse zu vermeiden.

Stell dir ein Entwicklerteam vor, dem die Einführung von Scrum von seiner Organisation auferlegt wird – in der Hoffnung, damit hartnäckige Probleme wie enge Fristen, sich ständig ändernde Prioritäten und mangelhafte Kommunikation zu lösen. Anstatt aus einer kollektiven Initiative heraus zu entstehen, wird diese Transformation oft fernab vom Geschehen entschieden oder standardmäßig angewendet, ohne dass alle Beteiligten die Zusammenhänge vollständig verstehen.

So bleiben trotz der Verwendung eines Kanban-Boards, der Organisation täglicher Meetings und der Implementierung von Sprints die erwarteten Ergebnisse aus und die Schwierigkeiten bestehen fort. Was ist also wirklich passiert? Wie kann ein so beliebtes und anerkanntes Framework wie Scrum die erhofften Lösungen nicht liefern?

Zunächst ist es wichtig, sich daran zu erinnern, was Scrum ist, um seinen Nutzen und seine Philosophie besser zu verstehen. Anschließend geht es darum, die notwendigen Bedingungen zu identifizieren, damit Scrum zu einem echten Anpassungsrahmen wird, der ein Projekt in einem sich ständig ändernden Umfeld unterstützen und gleichzeitig die Wertschöpfung optimieren kann. Abschließend werden die am häufigsten auftretenden Probleme bei der Implementierung sowie die Risiken einer teilweisen oder falsch verstandenen Anwendung des Frameworks behandelt.

Was ist Scrum?

Die erste weit verbreitete Annahme, die du vergessen solltest, ist, dass Scrum eine starre Methode ist, die buchstabengetreu wie ein Rezept befolgt werden muss. Scrum ist ein Framework, also eine Reihe flexibler Prinzipien und Werkzeuge, die es einem Team ermöglichen, sich je nach Projektanforderungen zu organisieren und anzupassen. Stell dir einen Koch vor, der statt eines starren Rezepts eine Vielzahl von Zutaten und Techniken zur Verfügung hat und seine Zubereitungen je nach verfügbaren Produkten und den Vorlieben der Gäste anpasst. Scrum bietet auf die gleiche Weise eine flexible Struktur, die Anpassung, Innovation und Wertschöpfung fördert, ohne eine einzige Vorgehensweise vorzuschreiben. Du hast die Zutaten, du hast die Hauptschritte – koche, wie du möchtest!

easy to understand, difficult to master

Scrum ist ein Framework, das in den 1990er Jahren entstanden ist und Teams bei der Bewältigung komplexer Projekte unterstützen soll, bei denen sich die Anforderungen schnell ändern können. Sein Grundprinzip besteht darin, die Arbeit in kleine Schritte, sogenannte „Sprints“, aufzuteilen. Jeder Sprint führt zu einer funktionalen Produktversion, einem Inkrement, das zur Verwendung oder Bewertung bereit ist.

Die Idee hinter Scrum ist es, dem Team zu ermöglichen, sich schnell an Veränderungen anzupassen und eine enge Zusammenarbeit zu fördern. All dies mit dem Ziel, bei jeder Iteration Wert zu generieren. Dazu stützt sich Scrum auf drei Säulen: Transparenz, Überprüfung und Anpassung. Jedes Element von Scrum, von den Rollen bis zu den Meetings, ist darauf ausgelegt, diese Prinzipien zu unterstützen. All diese Praktiken und Prinzipien sind im Scrum Guide beschrieben, einem offiziellen (zugänglichen und kostenlosen!) 15-seitigen Dokument in seiner neuesten Version (November 2020).

Scrum: Agile Prinzipien im Herzen des Frameworks

Um wirklich zu verstehen, wie Scrum die Prinzipien der Agilität unterstützt, stellen wir uns ein Team vor, das eine komplexe mobile Anwendung entwickeln muss. So setzt Scrum diese Prinzipien in die Praxis um:

1. Kontinuierliche Wertlieferung: Das Team teilt seine Arbeit in Sprints von einer bis vier Wochen auf. Am Ende jedes Sprints liefert es eine oder mehrere neue Funktionen der Anwendung. Dies ermöglicht es, schnell konkrete Ergebnisse zu zeigen und laufend Benutzer-Feedback einzuholen, um den Kurs gegebenenfalls anzupassen.

2. Zusammenarbeit und Kommunikation: Jeden Morgen trifft sich das Team zu einem Daily Scrum. Dieses schnelle Meeting, das maximal 15 Minuten dauert, ermöglicht es jedem, den Fortschritt seiner Arbeit darzulegen, Hindernisse zu identifizieren und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, um das aktuelle Sprint-Ziel zu erreichen.

Der Scrum Master fungiert als Agile Coach für das Projekt und sorgt dafür, dass die Kommunikation reibungslos verläuft und Probleme schnell gelöst werden.

3. Anpassungsfähigkeit und Flexibilität: Am Ende jedes Sprints organisiert das Team ein Sprint Review, um die abgeschlossene Arbeit den Stakeholdern zu präsentieren. Diese Reviews sind nicht nur eine Gelegenheit, den erzielten Fortschritt zu demonstrieren, sondern auch, um sofortiges Feedback zu erhalten. Dieses Feedback wird verwendet, um Prioritäten neu anzupassen und das Product Backlog zu verfeinern – die priorisierte Liste aller für das Produkt vorgesehenen Funktionen, Verbesserungen und Korrekturen. So wird sichergestellt, dass die Entwicklung den realen Bedürfnissen der Benutzer und Kunden entspricht.

Nach dem Sprint Review trifft sich das Team zu einer Retrospektive, in der es die internen Praktiken bewertet. In diesem Meeting wird überprüft, was gut funktioniert hat und was verbessert werden könnte. Wenn eine Methode oder ein Werkzeug nicht effektiv war, passt das Team seinen Ansatz für den nächsten Sprint entsprechend an.

Die Risiken einer schlecht angepassten Scrum-Praxis

Es reicht jedoch nicht aus, „Scrum zu betreiben“ (oder sich im „agilen Modus“ zu befinden, was alles und vor allem nichts bedeutet), damit es funktioniert. Manche Teams tappen in Fallen, die ihren Fortschritt behindern. Betrachten wir wieder das Team, das Schwierigkeiten hat, das Beste aus Scrum herauszuholen.

1. Die Besessenheit von der Geschwindigkeit: Einige Teams, Kunden oder Manager neigen dazu, besessen von der Messung ihrer Geschwindigkeit zu sein, d. h. der Menge der Arbeit, die sie während eines Sprints erledigen. Sie konzentrieren sich dann ausschließlich darauf, diese Zahl zu erhöhen, auf Kosten der Qualität oder des wahren Mehrwerts des Produkts. Diese übermäßige Fokussierung kann zu überstürzter Aufgabenerledigung, Vernachlässigung von Tests oder Minimierung des Benutzer-Feedbacks führen. Wichtig ist nicht die Anzahl der erledigten Story Points, sondern das Erreichen der definierten Ziele, um ein Inkrement zu liefern, das den Endbenutzern einen echten Mehrwert bietet.

2. Ein Fokus auf Rituale, nicht auf Ergebnisse: Das Team kann in die Falle tappen, Scrum wie ein Kochbuch zu befolgen und sich nur auf die Rituale (Meetings, Sprints, Boards) zu konzentrieren, ohne deren Zweck zu verstehen. Diese Praktiken müssen jedoch stets auf das Endziel ausgerichtet sein: den Nutzern einen Mehrwert zu bieten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Entwickler Scrum eine zu große Anzahl von Meetings vorwerfen. Diese können überflüssig oder redundant erscheinen, wenn sie ohne Verständnis für ihr Ziel verfolgt werden. Wenn Zeremonien für das gesamte Team nicht, kaum oder nur wenig effektiv oder relevant sind, kann es interessant sein, dies mit dem Scrum Master zu besprechen. Vor allem sollte dieser Punkt aber während der Retrospektive angesprochen werden, um ihn gemeinsam zu behandeln!

3. Ein abwesender Product Owner: Der Product Owner spielt eine Schlüsselrolle, indem er die Prioritäten festlegt und dafür sorgt, dass das Team die richtigen Aufgaben versteht und bearbeitet. Wenn er nicht ausreichend involviert ist, läuft das Team Gefahr, sich zu verirren und an unwichtigen oder schlecht definierten Funktionen zu arbeiten.

4. Ein zu autoritärer Scrum Master: Der Scrum Master sollte ein Moderator sein und nicht als autoritärer Manager oder Projektleiter agieren. Wenn das Team ihn als Chef wahrnimmt, der die Regeln diktiert, kann dies die Kreativität und Autonomie einschränken – zwei wesentliche Aspekte der Agilität.

5. Scrum ist nicht immer die richtige Wahl! Scrum ist ein relevantes Framework für die Entwicklung komplexer Lösungen, aber nicht für alle Arten von Projekten oder Kontexte geeignet. Beispielsweise ist Scrum für Projekte der Korrektur- oder leichten Weiterentwicklung, bei denen die Anforderungen punktuell und im Voraus planbar sind, weniger geeignet.

Die Schlüsselrolle: Kollektives Engagement bei der Einführung von Agile

Damit Scrum wirklich effektiv ist, ist es unerlässlich, dass alle Teammitglieder die agile Philosophie verstehen und sich aktiv einbringen. Der Erfolg dieses Vorgehensmodells beruht nicht nur auf der Implementierung von Tools und Ritualen, sondern auch auf dem Engagement aller für Zusammenarbeit, Transparenz und kontinuierliche Verbesserung.

Ein Projekt, das Scrum verwendet, kann auf Schwierigkeiten stoßen, wenn die Teammitglieder diese Vision nicht teilen oder nicht bereit sind, sie anzunehmen. Dies deutet nicht unbedingt auf ein individuelles Problem hin, sondern kann einen erhöhten Bedarf an Schulungen und Begleitung im Vorfeld widerspiegeln. Eine fundierte Pädagogik ist unerlässlich, damit alle zu Akteuren und Motoren des Produkts und des Scrum-Prozesses werden.

Auch wenn manche Menschen zunächst zögerlich sind, die agile Kultur und Scrum zu übernehmen, sollte dies den Ansatz nicht infrage stellen. Mit nachhaltigen Anstrengungen, kontinuierlicher Weiterbildung und Vorleben ist es oft möglich, selbst die Zögerlichsten schrittweise umzudenken. Es ist jedoch ratsam, den Zeit- und Ressourcenaufwand für diesen Prozess sorgfältig abzuwägen. Sollte sich trotz angemessener Unterstützung das notwendige Engagement im Team nicht einstellen, müssen Alternativen in Betracht gezogen werden, die besser auf die Besonderheiten des Projekts und seines Kontexts zugeschnitten sind, um weiterhin effizient voranzukommen.

Zusammenfassend: Scrum bewusst einsetzen

Scrum ist ein Tool, das entwickelt wurde, um die Komplexität moderner Projekte zu bewältigen. Es ist jedoch keine Universallösung. Bevor du es anwendest, ist es entscheidend, zu bewerten, ob dein Projekt und dein Kontext wirklich von einem iterativen und inkrementellen Ansatz profitieren. Scrum ist besonders effektiv in Umgebungen, in denen sich Anforderungen schnell ändern können und Zusammenarbeit sowie Anpassungsfähigkeit unerlässlich sind. Für einfachere Projekte oder stabile Kontexte könnten jedoch andere Ansätze besser geeignet sein.

Selbst wenn Scrum für dein Projekt geeignet ist, reicht es nicht aus, die Anweisungen buchstabengetreu zu befolgen. Du musst die zugrunde liegenden Prinzipien verstehen und bereit sein, das Framework an die spezifischen Bedürfnisse deines Teams anzupassen. Darüber hinaus muss Scrum nicht nur vom Team selbst, sondern auch von den Stakeholdern und Entscheidungsträgern akzeptiert werden. Auch die Stakeholder und Entscheidungsträger müssen seine Funktionsweise und Ziele verstehen. Auch wenn sie es nicht in ihre täglichen Prozesse übernehmen müssen, ist es unerlässlich, dass sie die Logik erfassen und das Team bei der Umsetzung unterstützen.

Durch die Antizipation und Vermeidung der Risiken einer oberflächlichen Implementierung, die Sicherstellung einer aktiven Beteiligung aller Schlüsselrollen und die Beibehaltung des Fokus auf den gelieferten Wert kann Scrum die Arbeitsweise deines Teams transformieren und die Entwicklung eines für deine Benutzer wirklich relevanten Produkts fördern.